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Índice

Conceito

Conceito

A conciliação bancária é um recurso que possibilita acompanhar o saldo de todas as contas bancárias dentro do sistema. Diariamente é necessária a leitura de um arquivo fornecido pelo banco, no qual constam todos os lançamentos de créditos e débitos que ocorreram na conta, exatamente como no extrato, e a partir deste arquivo são conciliados todos os eventos do banco com os lançamentos de contas do sistema.

Pré Requisitos

  • Arquivo OFX de cada uma das contas a ser conciliada
  • Cadastro de contas
  • Cadastro de categorias
  • Categorização

OFX

O arquivo lido é um OFX, e para ter acesso é necessário acessar o portal do banco e/ou solicitar a disponibilização ao gerente de conta do seu banco.

Configurações

Cadastro de contas

  • Acesse o menu Configurações → Financeiro → Conciliação bancária

  • Deve ser informado

    • Profile - É a conta bancária que já esta cadastrada no seu MK Solutions
    • Conta Ativa - Quando a conta não for mais utilizada a conta pode ser inativada
    • Admite pagamentos - Com esta função 'Não' a conta não estará disponível para pagamentos de contas 
    • Saldo Inicial - Valor de saldo que consta atualmente na conta
    • Id da conta - Número de identificação de referência no arquivo, geralmente o número da conta. Conforme imagem abaixo, no arquivo OFX constará um campo ACCTID, e este é o número que deve ser utilizado

Cadastro de categorias

  • Acesse o menu Configurações → Financeiro → Cadastro de categorias

  • Deve ser informado

    • Natureza - Se utilizada para lançamentos de débito ou crédito
    • Nome da categoria - Nome para identificação, por exemplo: Tarifas bancárias

Categorização

A categorização é um agrupamento de todos os lançamentos que poderão conter no OFX, porém com nomes de fácil identificação, e agrupados por categorias

  • Acesse o menu Configurações → Financeiro → Categorização

  • Deve ser informado

    • Tipo - Se utilizado para lançamentos de débito ou crédito
    • Categoria - Categoria a qual pertence os lançamentos identificados
    • Descrição - Definição dos lançamentos encontrados
    • Expressões compatíveis - Formato/ nomenclatura que são disponibilizados os lançamentos pelo banco dentro do OFX, abaixo segue um exemplo de identificação e configuração de categorização



Dica

Para definir as categorias e montar as categorizações olhe o seu arquivo OFX e identifique quais são os lançamentos que o seu banco disponibiliza, lembrando que as nomenclaturas e lançamentos podem variar de acordo com o Banco.

Gerenciador de Conciliações

Na tela principal serão listadas todas as últimas leituras de OFX realizadas.

Acesse o menu Financeiro → Gerenciador de conciliações

  • São disponibilizadas as seguintes ferramentas na leitura do OFX
    • Excluir leitura - apenas leituras não conciliadas poderão ser excluídas
    • Detalhes - é apresentado um resumo da leitura, com totais e quantidades ignorados e conciliados, além do saldo da leitura
    • Adicionar - para inserir nova leitura de OFX
    • Impressão - relatório das conciliações


Valores

Na grade são apresentados alguns valores: valor total, que é o somatório de todos os registros que contem na leitura, valor ignorado, que é a soma dos valores ignorados e não conciliados, valor conciliado que representa os valores que foram conciliados da leitura, e o último saldo que é o valor disponibilizado pelo Banco como valor de último saldo da conta

 Iniciar leitura de OFX

 Ao iniciar uma leitura de OFX primeiro faça upload do arquivo. Ao seleciona-lo para leitura o sistema vai preencher de forma automática a profile, a data e o operador, além de um resumo da leitura. Após a leitura clique no botão verde para salvar a leitura.


Detalhes da leitura

Ao dar dois cliques na leitura, é apresentada uma grade onde alguns campos precisam ser detalhados:

  • Conciliado: 'Sim' ou 'Não' - o que estiver conciliado sim é porque o sistema identificou uma conta programada para aquela profile bancária no mesmo valor do lançamento, o que estiver conciliado 'Não' é porque precisa ser identificado manualmente o lançamento referente.
  • Ignorado: 'Sim' ou 'Não' - para os lançamentos ignorados 'Sim' não é necessário efetuar a conciliação, o sistema entende que não é preciso verificar tal registro. Este campo precisa ser manipulado manualmente se desejar.
  • São apresentados duas descrições: 
    • Descrição bancária  - Descrição vinda do Arquivo
    • Sua descrição - Descrição baseada na categorização configurada, onde se ele identificar um registro com descrição bancária igual a configurada ele apresenta também a sua descrição cadastrada, do contrário deixa em branco.
  • Podem ser apresentados vários casos em uma leitura de um OFX, segue alguns exemplos:
    • CASO: Programação agrupada com um fatura liquidada (Atenção)
      • Uma das contas do grupo que estava programada já esta liquidada. 
      • Neste caso o sistema indicará que o registro merece Atenção 
    • CASO: Programação com mesmo valor de um registro bancário
      • Registros inseridos na conta banco manualmente e uma programação de pagamento coincidem com o valor vindo na conciliação.
      • Neste caso o sistema irá considerar um dos dois para conciliar automaticamente 
    • CASO: Conta já liquidada programada no mesmo banco e paga no caixa (Atenção)
      • Conta programada porém já liquidada em caixa.  
      • Neste caso o sistema indicará que o registro merece Atenção
    • CASO: Já liquidada programada no mesmo banco e paga em um banco diferente (Atenção) 
      • Conta programada porém já liquidada em banco diferente do programado. 
    • CASO: Conta já liquidada no banco diferente da conciliação (Atenção)
      • Conta já liquidada no banco diferente da conciliação
    • CASO: Programação agrupada com mesmo valor 
      • Identificação de duas programações com o mesmo valor. 
      • Neste caso o sistema irá considerar um dos dois para conciliar automaticamente 
    • CASO: Conta já liquidada no banco da conciliação (Atenção)- 
      • Conta já liquidada no banco da conciliação
      • Neste caso o sistema indicará que o registro merece Atenção 
    • CASO: Programação Cancelada (Critica)
      • Identificou uma programação no valor porém esta cancelada. 
      • Neste caso o sistema indicará que o registro é uma Crítica
    • CASO: Programação Suspensa (Critica) 
      • Identificou uma programação no valor porém esta suspensa. 
      • Neste caso o sistema indicará que o registro é uma Crítica
    • CASO: Lançamento avulso direto na conta banco 
      • Registros inseridos manualmente na conta banco. 
      • Neste caso o sistema irá considerado este valor de forma automática para ser conciliado 
    • CASO: Depósito através do Caixa 
      • Liquidação manual em conta banco utilizando a forma de pagamento depósito. 
      • Neste caso o sistema irá considerado este valor de forma automática para ser conciliado 
    • CASO: Valor vindo de uma leitura de retorno 
      • Valor originado de uma leitura de retorno. 
      • Neste caso o sistema irá considerado este valor de forma automática para ser conciliado 

  • Na conciliação auto temos as opções:
    • Integral programada - o mesmo valor que estava programado foi pago
    • Programada com mesmo valor - identificado mais de uma programação com mesmo valor
    • Sem programação - não identificou nenhum valor programado na data
    • Programação cancelada - identificou uma programação no valor porém esta cancelada
    • Programação - suspensa identificou uma programação no valor porém esta suspensa

Para cada lançamento que vem no extrato é possível editar dando dois cliques sobre o registro e efetuar a conciliação. Para os registros não conciliados de forma automática a edição é obrigatória, mesmo que para ignorar a conciliação do lançamento. Na imagem a seguir são explicadas todas as formas de edição do registro para conciliação:

Conciliando registros

  • Para os registros onde o sistema identifica a fatura de forma automática é possível visualizar a fatura dando dois cliques no registro. Caso não tenha sido efetivada a conciliação automaticamente utilize as ferramentas para efetivar a conciliação do registro manualmente.
  • O que é considerado na conciliação automática?
    • Registros lançados na Profile que esta sendo conciliada
    • Data do pagamento coincidir com a data lançada na profile bancária
    • Valor que consta na conciliação coincidir com o valor do lançamento no sistema

               

  • Conciliar leitura de retorno
    • A leitura de retorno também é conciliada de forma automática, desde que o valor bruto contido na leitura seja o mesmo valor, e na mesma data de lançamento que consta na conciliação. Abaixo segue imagem de exemplo de conciliação de arquivo de retorno, observe que os valores que vem no OFX e na leitura de retorno (R$ 900,00) precisam ser os mesmos.

                     

Observação

Acesse a leitura de retorno no menu Financeiro → Leitura de retorno

Ferramentas da conciliação:

 Localizar registros provisionados - apresenta uma lista de todos os lançamentos já programados e não localizados no provisionamento

  • Escolha na lista o lançamento a ser conciliado, selecione, confirme no check box e efetive o registro.

      

Observação

  • Os lançamentos previstos para o banco serão exibidos de acordo com o tipo do item do extrato que está sendo editado.
    • Se está editando um registro de Débito serão listados apenas os lançamentos previstos do banco do tipo Débito
    • Se está editando um registro de Crédito serão listados apenas os lançamentos previstos do banco do tipo Crédito


 Pesquisar e adicionar lançamentos não programados - apresenta opção de localizar o credor / devedor onde todas as faturas deste são lançadas e podem ser selecionadas para conciliar

  • Digite o nome do credor/ devedor e todas as faturas dele ficarão disponíveis, selecione a correta, confirme no check box e efetive o registro.

     

 Remover registro da conciliação - utilize quando desejar remover a conta / lançamento de associado ao registro de conciliação

  • Selecione na grade o registro a ser excluído, utilize a ferramenta de remoção, verifique os detalhes do lançamento, confirme no check box e efetive o registro.

      

 Inserir acréscimos ou descontos de forma automática - utilize quando o valor que veio no OFX é menor ou maior do que o conciliado por conta de acréscimos e descontos

  • Ao utilizar a ferramenta de acréscimo / desconto, o valor restante para completar o valor da fatura será lançado na conciliação. Preencha o plano de contas, revise a descrição e escolha o credor da conta, confirme no check box e efetive o registro.

     

 Inserir lançamento de nova conta para conciliação - ideal para conciliação de contas que não estavam lançadas no sistema

  • Lança uma nova conta no sistema, que não é de desconto / acréscimo, é para lançar uma conta que não foi lançada mas que precisa para ser referenciada na conciliação, neste caso o valor pode ser escolhido pelo operador e podem ser lançadas mais contas no mesmo registro da conciliação.

     

 Ignorar lançamento - o lançamento da conciliação não será associado a nenhuma conta e será ignorado na leitura

  • Lançamento que não será conciliado. O registro será ignorado por completo, então nenhuma fatura deverá conter no registro deste valor da conciliação.

     


Dica

Combine as ferramentas de lançamentos de contas e acréscimos e evite utilizar a opção de ignorar lançamento. Desta forma seu sistema terá todos os registros devidamente documentados, e seus relatórios demonstraram exatamente a realidade do provedor.

Críticas de conciliação e registros que merecem atenção

  • Críticas 

Os registros listados como críticos servem para que na conciliação o operador analise os registros, pois podem conter registros programados e cancelados, e que precisa haver uma confirmação de ciência para efetuar o registro

Registros que serão considerados como críticas

  • Valores de Programações de pagamento canceladas 
  • Valores de Programações de pagamento suspensas  


  • Pontos de atenção

São registros listados e que é necessária atenção, pois podem não ter sido pagos no valor programado, ou as contas já terem sido liquidados, da mesma forma é preciso que haja atenção do operador ao efetuar a leitura ao finalizar a conciliação.

Registros que serão considerados como críticas

  • Contas já liquidadas 
  • Programações de pagamentos com agrupamentos de contas onde umas das contas está liquidada 


 Ao concluir a conciliação de todos os registros lançados na leitura, onde os lançamentos precisam estar ignorados ou conciliados é necessário efetivar a conciliação para que todos o processamento dos registros seja efetivado e os saldos atualizados.

Antes de efetivar a conciliação o sistema exibirá algumas verificações 

  • Se há criticas pendentes - O usuário deverá marcar a ciência sobre todas as criticas para que a conciliação seja efetivada 
  • Se há algum registro de Atenção pendente - O usuário deverá marcar a ciência sobre todas os registro de Atenção para que a conciliação seja efetivada 
  • Se há algum registro sendo ignorado - O sistema informará a quantidade de registro que estão sendo ignoradas na conciliação 
  • Se há algum registro ainda não conciliado e não marcado para ser ignorado - Todos os registros deverão ser conciliados ou ignorados para que a conciliação seja efetivada 

O usuário deverá confirma que deseja realizar a conciliação para que o procedimento seja efetivado

Histórico de Alterações

DATAVERSÃODESCRIÇÃOAUTOR
02/07/2020
Atualização dos prints relacionados a tela de conta da conciliação Giane













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