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Índice

Pré-Requisitos 

  • Possuir Categorias de Acordos cadastrados 
    • Acesso: Configurações → Menu Financeiro → Submenu Cobrança - Categorias de Acordo 
  • Na Régua de Configuração possuir o evento 'Encaminhar para o sistema de cobrança
  • Existir Contratos associados á Réguas de Configurações que possua o evento 'Encaminhar para o sistema de cobrança'

Painel de Cobranças 

ACESSO: Módulo Financeiro → Menu Gerenciador de Cobranças 

Este painel será o local onde será possível realizar o controle das faturas que deverão entrar para o processo de cobranças e onde será feita a gestão propriamente dita destas cobranças   

O gerenciamento está disposto em 10 painéis, cada um deles será explicados abaixo 

Clientes classificados para a área de cobrança

No primeiro painel do gerenciador de cobrança teremos os 'Clientes classificados para a área de cobrança'

Aqui serão listados todos os cliente que possuem faturas inadimplentes a mais de X dias ( O numero de dias estará definido nas Réguas de Configurações através do evento  'Encaminhar para o sistema de cobrança')

Exemplo: Neste exemplo, os cliente que possuírem 10 ou mais dias de inadimplência em alguma fatura será listado no painel de 'Clientes classificados para a área de cobrança'   


Visualizar faturas disponíveis para acordo

No painel dos classificados para entrarem no processo de cobrança o usuário poderá visualizar quais foram as faturas que o classificou para tal processo, basta clicar sobre o cliente no painel e em seguida no botão 'Abrir detalhes das cobranças do cliente selecionado.'

Dar inicio ao processo de cobrança

Após abrir o tela onde há a listagem das faturas inadimplentes, o usuário poderá então escolher quais delas entrarão para o processo de cobrança, basta selecionar as faturas e clicar no botão ''Dar início ao processo de cobrança para as faturas selecionadas'

O sistema solicitará um confirmação para o inicio do processo. 

Ao dar inicio ao processo, as faturas selecionadas sairão desta listagem e passarão para outro painel, este outro painel será explicado a seguir.  

Observação

A definição de inicio nesta parte do processo significa que tais faturas do cliente foram definidas para um processo de cobrança, ou seja, ainda não foi iniciadas de fato.

Executar manualmente rotina de classificação de cobrança

A rotina que define a classificação dos clientes para o processo de cobrança é executada todos dias as 7h da manhã, porém o usuário poderá executar manualmente quando preferir através do botão 'Executar manualmente o classificador de faturas em cobrança.' localizado no canto inferior direito do painel 

Está função atualizará a listagem dos clientes no painel

Cobranças em contato

Quando as faturas são selecionadas e iniciadas em um processo de cobrança, o cliente passará a ser listado do painel 'Cobranças em contato'

Este painel tem o objetivo de listar todos o cliente que possuem um processo de cobrança definido que precisam ser executado.  

Confirmar inicio ao processo de cobrança 

Para que o processo seja iniciado de fato, o usuário deverá confirmar a execução do processo selecionando o cliente no painel e clicando no botão  

O sistema solicitará um confirmação para o inicio do processo. 

Ao confirmar o inicio do processo, o cliente selecionado saíra desta listagem e passará a ser listado no painel 'Cobranças que aguardam negociação'

Além disso, uma conta de cobrança será criada para o cliente, nela que tudo será gerenciado. 

Observação

Cada cliente terá apenas uma conta de cobrança associado. Caso posteriormente novas faturas do cliente entraram em processo de cobrança novamente, a conta já estará criada, as novas faturas apenas serão adicionadas.

Cobranças que aguardam negociação 

No painel de 'Cobranças que aguardam negociação' serão listados todos os cliente que possuem processo de cobranças confirmados para serem iniciados 

Abrir conta para Negociação 

Para iniciar então a negociação das faturas pendente como o cliente, selecione o cliente no painel e clique no botão 'Abrir conta de negociação' 

O sistema abrirá uma tela onde será feita todas as atividades do processo de cobranças. 

As atividades estão dispostas em 10 abas, cada uma delas será explicada a seguir 

Faturas que aguardam geração de acordos 

Na aba de 'Faturas que aguardam geração de acordos' serão listadas todas as faturas que foram selecionadas lá no primeiro painel ''Clientes classificados para a área de cobrança'', ou seja, as faturas que foram escolhidas para participar do processo de cobrança. 


Fazer Acordo

Para realizar os acordos das faturas, selecione umas ou mais faturas na grade e clique no botão 'Fazer Acordo'

Será aberta uma tela para o cadastro do acordo, o cadastro é dividida em 2 partes. 

A primeira listará as faturas selecionadas com as seguintes informações 

  • Código da Fatura 
  • Data de Vencimento da Fatura 
  • Informação sobre a Fatura - aqui terá informações sobre a autorização da fatura para entrar no processo de cobrança. A fatura poderá ser 
    • Autorizada 
    • Não autorizada quando
      • A fatura já estiver sido liquidada 
      • A fatura estiver suspensa
      • A fatura estiver sido excluída 
  • Descrição da Fatura 
  • Numero de Cobrança 
  • Valor da fatura 

 Ao clicar no botão 'Next' teremos a segunda parte, onde será definida a proposta financeira do acordo. 

O usuário terá que informar: 

  • Tipo de acordo 
    • Sem alteração da proposta de cobrança - Neste caso, os valores das faturas selecionadas não serão alterados. Apenas será definido:
      • Data de tolerância - Data máxima de tolerância para a liquidação dos débitos
        • A data deverá ser superior a data atual  
      • Categoria do Acordo -  as opções de categorias do acordo poderão ser cadastradas em  Configurações → Menu Financeiro → Submenu Cobrança - Categorias de Acordo 

        No caso de 'Sem alteração da proposta de cobrança' basta clicar no botão 'Efetivar Proposta de Acordo' para finalizar o cadastro

    • Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais - Neste caso, as faturas selecionadas passaram a ser desconsideradas e uma nova fatura será criada aplicando os seguintes dados que deverão ser informados pelo usuário
      • + Acréscimo (%) - Percentual de acréscimos que devem ser adicionados a negociação
      • + Multa (%) - Percentual de multa que deve ser adicionado a negociação
      • - Descontos (%) - Percentual de descontos que devem ser subtraídos na negociação
      • - Descontos (R$) - Valor de desconto que deve ser subtraído na negociação
      • + Encargos (R$) - Valor de encargos que devem ser adicionados a fatura
      • + Honorários (R$) - Valor de honorários que devem ser cobrados 
      • = Total (R$) - Valor total da negociação, será o valor final após aplicação dos dados acima.  
      • Data de tolerância - Data máxima de tolerância para a liquidação dos débitos
        • A data deverá ser superior a data atual  
      • Categoria do Acordo -  as opções de categorias do acordo poderão ser cadastradas em  Configurações → Menu Financeiro → Submenu Cobrança - Categorias de Acordo 
      • Unidades de plano de contas adicionais - Serão obrigatórios informar apenas a unidades de dados que foram informados acima. 
        • Planos de contas (encargos)
        • Planos de contas (honorários)
        • Planos de contas (multas)
        • Planos de contas (acréscimos)
        • Planos de contas (descontos)

                                    

                    No caso de 'Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais' teremos uma terceira parte. Ao clicar no 'Next' o usuário terá que informar:  

      • Parcelar acordo (SIM/NÂO) - Ainda não disponível 
      • Novo Vencimento - Nova de vencimento que será atribuída a nova fatura.
      • Descrição da Nova Fatura - Descrição para a nova fatura que será criada
      • Profile de Pagamento - Informe em qual profile deseja gerar as cobranças
      • Valor total da negociação - apenas informativo (apenas leitura)

                               Clique no botão 'Efetivar Proposta de Acordo' para finalizar o cadastro

Ao finalizar, as faturas envolvidas no acordo não serão mais listadas na primeira aba 'Faturas que aguardam geração de acordos', serão listadas agora na aba 'Acordos em andamento desta conta' (Penúltima aba que será explicada à frente) 

Pronto, o acordo foi criado, agora teremos que acompanhá-lo. 

Observação

Lembrando que no caso de 'Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais' , as faturas anteriores serão desconsideradas e uma nova fatura será criada

Imprimir 

Será possível realizar a impressão das faturas, selecionando a fatura no painel e clicando no botão 'Imprimir'


Histórico de Cobranças 

Na segunda aba, temos as informação de Histórico da Cobrança, onde serão listadas todos as ações realizadas. 

Exemplo 01: Ao confirmar a inicialização de um processo de cobrança, será registrado no histórico:

  • A inicialização da conta de cobrança 
  • E a inserção de cada fatura que foi selecionada para participar do processo

Exemplo 02: Veja abaixo um exemplo do registro de histórico de um acordo feito com o tipo "Sem alteração da proposta de cobrança" e outro feito com o tipo "Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais"


Histórico de Contas de Cobranças 

Na terceira aba, temos as informação de Histórico das Faturas que entraram no processo de cobrança, onde serão listadas todos as ações realizadas. 

Exemplo: Vejam como são registradas abaixo


Relação de Comentários 

Na quarta aba teremos a relação de comentários relacionados à conta de cobrança do cliente 

Perceba que, diferente das outras abas mostradas até aqui, esta abre uma sub-aba com a relação dos comentários. 

Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais. 

Nesta sub-aba será possível visualizar os comentários existentes e criar novos comentários. 

Para criar novos comentário clique no botão 'Inserir comentários ou registros de contato' 

Para criar um novo comentário o usuário deverá informar: 

  • Tipo do Contato
    • Ativo - Para quando o operador liga para o cliente
    • Reativo - Para quando o cliente entra em contato com o provedor 
  • Meio de Contato - Meio pelo qual foi feito o contato 
  • Responsável (Cliente) - Responsável pelo contato pelo lado do cliente 
  • Categoria Contato - Categoria do Contato
  • Assunto - Assunto identificativo do contato
  • Informações - Detalhes sobre o contato

O usuário terá que confirmar o comentário para que o cadastro seja efetivado. 

Para visualizar um comentário, clique cobre o comentário na grade e cliente no botão 'Visualizar comentário ou contato'


Arquivo de Documentos Anexados 

Na quinta aba teremos a relação de anexos relacionados à conta de cobrança do cliente 

Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação dos anexos

Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais. 

Nesta sub-aba será possível gerenciar os anexos, clique no botão 'Gerenciar Anexos' 

Arraste ou clique na área indicada para escolher o arquivo para upload

 Ao clicar no botão 'voltar' no canto inferior direito da tela, será exibido todos os anexos da conta de cobrança do cliente 

Para adicionar mais anexos, basta clicar no botão 'Novo Anexo' e seguir o mesmo procedimento descrito acima 

Ainda será possível realizar a manutenção destes anexos clicando no botão 'Manutenção de arquivos enviados' no canto inferior direito da tela

Ao clicar sobre cada anexo, o usuário poderá (botões localizados no no canto inferior direito da tela)

  • Alterar sua descrição: Basta editar o campo 'Descrição anexo' e clicar no botão 'Alterar descrição da imagem'
  • Fazer o download do arquivo: Basta clicar no botão 'Download do arquivo'
  • Excluir arquivo: Basta clicar no botão 'Excluir Arquivo' 

Emails enviados ao cliente da conta 

Na sexta aba teremos a relação de e-mails enviados ao cliente e que estão relacionados à conta de cobrança 

Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação dos e-mails

Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais. 

Nesta sub-aba será possível enviar emails através do botão 'Novo Email'

O usuário deverá informar: 

  • Data/Hora - Data e hora atual (apenas leitura)
  • Operador - usuário logado (apenas leitura)
  • Cliente - Cliente relacionado à cobrança (apenas leitura)
  • Emails destino - Separe os emails por vírgulas 
  • Destinos em Cópia - Separe os emails por vírgulas 
  • Título do Email 
  • Corpo do Email - Mensagem que será enviada
    • O corpo do e-mail além de ser livre, poderá ser definido por modelos de emails pré-cadastrados
    • Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa'
    • Basta selecionar o modelo desejado e clica no botão 'voltar'
  • Checkbox 'Deseja salvar este e-mail como modelo...?'
    • Caso este check seja marcado, o titulo e o corpo do e-mail serão salvos como 'Modelo de Email'
    • Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa'
  • Anexos
    • No botão com o 'clip' levará a uma tela como as faturas do cliente, o usuário então terá que selecionar as faturas que deseja enviar para o e-mail do cliente
  • Confirmação da operação
    • O usuário deverá marca o checkbox 'Tem certeza que deseja enviar este e-mail agora?' para que o envio do e-mail seja realizado

Observação

O envio de email aqui terá um comportamento similar ao envio de notas, veja mais informações em 4 - Envio de notas e boletos por e-mail em Multi-empresa

SMS e Mensagens Eletrônicas 

Na sétima aba teremos a relação de SMS enviados ao cliente e que estão relacionados à conta de cobrança 

Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação das mensagens

Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais. 

Nesta sub-aba será possível enviar SMS ou Mensagens Eletrônicas (APP) ao cliente, clique no botão 'Enviar Mensagem Eletrônica ou SMS' 

O usuário deverá informar:

  • Tipo de Envio 
    • SMS -
      • Para ser possível o envio de SMS, deverá existir configurado no MK 3.0 uma operadora de envio. Esta configuração é feita em Configurações → Menu Cadastro de Provedor →  Sub-Menu Provedor → Aba Configurações → Seção SMS Config
      • Para opção de SMS o usuário deverá informar o Numero Destino (Para enviar para mais de um celular, basta separa-lo por vírgula.)
    • Mensagem Eletrônica (APP) -  Esta opção irá enviar uma notificação para o SAC Plus do cliente 
      • O usuário deverá ter o SAC Plus em seu celular e está logado para receber a notificação. O aplicativo não precisará estar aberto
  • Mensagem - Mensagem que será enviada. SMS geralmente tem um bloqueio de 160 caracteres, dependendo de cada gateway.
  • Observação - Observações adicionais que serão documentadas na conta de cobrança.

O usuário terá que confirmar o envio para que o procedimento seja efetivado

Tarefas anexadas á esta Atividade de Cobrança

Na oitava aba teremos a relação de tarefas que estão relacionados à conta de cobrança 

Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação das tarefas

Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais. 

Neta sub-aba será possível, criar novas tarefas, visualizar/editar, cancelar e finalizar tarefas. 

Para criar uma nova tarefa, clique no botão 'Criar nova tarefa para esta cobrança'

O usuário terá que informar

  • Titulo da tarefa 
  • Data/Hora Agendada
  • Operador Designado 
  • Descrição 

O usuário terá que confirmar o cadastro para que o procedimento seja efetivado

Ao criar a atividade, esta aparecerá no Workspace- Home do operador designado com a tag 'Cobrança' [Módulo Workspace → Menu Workspace - Home]

Para visualizar/editar a tarefa, selecione a tarefa na grade e clique no botão 'Visualizar o Editar tarefa'

Caso necessário, o usuário poderá realizar alterações e efetivar a alteração 

Para cancelar a tarefa, selecione a tarefa na grade e clique no botão 'Cancelar tarefa selecionada'

Para cancelar a tarefa, o usuário deverá descrever o Motivo do cancelamento e confirmar o cancelamento para a efetivação do procedimento 

Para concluir uma tarefa, selecione a tarefa na grade e clique no botão 'Marca tarefa como concluída'

Para finalizar a tarefa o usuário deverá informar:

  • Operador que finalizou
  • Data/Hora fim
  • Observações/Considerações de execução 

O usuário deverá confirmar a conclusão para o procedimento ser efetivado 

Observação

  • Em casos de Cancelamento e Conclusão das tarefas, estas aparecerão no Workspace- Home como finalizadas

  • As ações feitas dentro do Workspace-home também serão refletidas dentro do gerenciamento de cobranças

Acordos em Andamento desta conta 

Na nona aba teremos a relação dos acordos criados lá na primeira aba e que ainda estão pendentes.  

Perceba que esta aba abre uma sub-aba organizadas em outra 5 abas. Cada uma será explicada a seguir 

Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais. 

Acordos em Andamento desta conta 

Nesta aba serão listados os acordos do cliente criados na primeira aba 'Faturas que aguardam geração de acordos'

No exemplo da imagem abaixo:

  • O acordo 100 foi gerado através de uma unica fatura em um acordo do tipo 'Sem alteração da proposta de cobrança' e 
  • O acordo 101 foi através de duas faturas em um acordo do tipo 'Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais'
    • Ou seja, as duas faturas anteriores foram excluídas e uma nova foi criada com um novo valor 

Relação de faturas participantes da proposta de acordo

Nesta aba serão listas todas as faturas do cliente que estão participando dos acordos listados na aba anterior 

Neste exemplo abaixo temos uma fatura por acordo 

Mas poderá existir casos em que exista mais de uma fatura por acordo. São os casos em que mais de uma fatura é selecionada para gerar um acordo do tipo 'Sem alteração da proposta de cobrança' 


Imprimir

O usuário poderá imprimir selecionando a fatura na grade e clicando no botão 'Imprimir'


Faturas deste acordo que aguardam a liquidação

Nesta aba serão listadas as fatura do cliente pertencentes a acordos e que ainda não foram liquidadas 


Adicionar fatura no controle do SPC

O usuário poderá adicionar as faturas pendentes de um acordo em um registro de SPC do sistema. Selecione a fatura na grade e clique no botão 'Adicionar Fatura no Controle SPC'  

O usuário deverá informar 

  • Detalhes e informações pertinentes a este registro

O usuário terá que confirmar o registro para que o procedimento seja realizado 

Atenção

O registro do cliente no SPC aqui efetuado é apenas um registro para controle interno. Para o provedor realizar o registro de fato ele terá realizar o cadastro no próprio Sistema do SPC

Imprimir

A fatura poderá ser impressa da mesma forma que explicado para a aba anterior 

Faturas do acordo que estão em atraso com a data de tolerância definida

Nesta aba serão listadas as faturas do cliente ainda pendentes e que passaram da data de tolerância definida no momento da criação do acordo de tais faturas   


Adicionar fatura no controle do SPC

O usuário poderá adicionar o cliente no registro do SPC da mesma forma que foi explicado para a aba anterior 

Imprimir

A fatura poderá ser impressa da mesma forma que explicado acima

Faturas do acordo que já foram liquidadas

Nesta aba serão listadas as faturas do cliente pertencentes a acordos e que já foram liquidadas 

Conexões deste Cliente

Na décima aba teremos a relação das conexões do cliente 

Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação das conexões

Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais. 

Nesta sub-aba o usuário poderá:

  • Remover redução de velocidade 
  • Gerenciar Exceções 
  • Desconectar conexões 
  • Bloquear e Desbloquear Conexões

Faturas pendentes de liquidação e com proposta de acordo

Neste painel serão listadas todas as faturas que pertencerem a acordos de todos os clientes  e que ainda não foram liquidadas


Abrir conta para Negociação 

Neste painel o usuário poderá também acessar a tela de negociação e realizar os mesmo procedimentos explicados anteriormente 

Lembrando que o usuário terá selecionar a fatura no painel e clicar no botão  'Abrir conta de negociação

Adicionar fatura no controle do SPC

Também será possível, através deste painel, registrar o cliente no SPC, também da mesma forma que explicado anteriormente 

Lembrando que o usuário terá que selecionar a fatura no painel e clicar no botão 'Adicionar fatura selecionar no SPC'

Cobranças que estavam em acordo ou proposta e foram efetivadas

Neste painel serão listadas todas as faturas que pertencerem a acordos de todos os clientes  e que já foram liquidadas


Acordos não cumpridos até o prazo

Neste painel serão listadas todas as faturas que pertencerem a acordos de todos os clientes e que  ainda não foram liquidadas e que passaram da data de tolerância definida na criação do acordo 


Adicionar fatura no controle do SPC

Também será possível, através deste painel, registrar o cliente no SPC, também da mesma forma que explicado anteriormente 

Lembrando que o usuário terá que selecionar a fatura no painel e clicar no botão 'Adicionar fatura selecionar no SPC'

Faturas Cadastradas em SPC

Neste painel serão listadas todas as faturas que pertencerem a acordos e que foram adicionadas ao registro de SPC do sistema e que ainda estão pendentes de resolução

Observação

A partir de agora, ao realizar uma leitura de retorno o sistema irá identificar as faturas que estão registradas como SPC do sistema. Assim que a Leitura identificar que a fatura registrada no SPC foi paga, o usuário poderá removê-la do SPC a partir do mesmo painel.

Saiba mais como em Leitura de Retorno

Remover Fatura do SPC

O usuário poderá remover a fatura do registro deo SPC do sistema selecionando a fatura no painel e clicando no botão 'Remover fatura do SPC'

O usuário terá que informar : 

  • Detalhes e informações pertinentes a remoção deste registro

O usuário deverá confirmar a remoção para que o procedimento seja efetuado 

Críticas de SPC (faturas pagas que não devem estar em SPC)

Neste painel serão listadas as faturas pertencentes a acordos de todos os clientes e que já foram liquidadas e que ainda então no registro do SPC do sistema


Remover Fatura do SPC

Neste caso, estas faturas deverão ser removidas do registro do SPC, para isso o usuário deverá clicar na fatura no painel e clicar no botão 'Remover fatura do SPC'

O procedimento para remoção é o mesmo explicado anteriormente 

Atenção

Também para o caso de remoção do registro do cliente no SPC aqui efetuado é apenas um registro para controle interno. Para o provedor realizar a remoção de fato ele terá realizar a remoção no próprio Sistema do SPC

Faturas que passaram pelo SPC e já foram removidas

Neste painel serão listadas as faturas pertencentes a acordos de todos os clientes, que já foram liquidadas e que passou por um registro de SPC do sistema e este registro foi removido


Analise os gráficos sobre seus eventos de cobranças

No décimo painel o sistema disponibilizará alguns gráficos para facilitar a analise dos gestores do provedor

Ao clicar na décima moeda, o sistema disponibilizará sete visões gráficas para analise   


Registro de interações de cobranças. (12 meses)


Acordos por cidades. (as 20 mais) (últimos 90 dias)


Resultando de efetivação das cobranças. (12 meses)


Cobranças pendentes com até 30 dias de atraso por operador


Cobranças com mais de 30 dias de atraso a partir da data de tolerância por operador responsável.


Registros de SPC. (12 meses)


Eventos e interações por operador. (últimos 90 dias)

Ferramenta de Permissão de Acesso

No painel de Cobrança temos a ferramenta de Permissão de Acesso

Saiba mais sobre permissões de acesso em Gerenciamento de permissões de acesso à painéis e ferramentas


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